Spesenabrechnung Vorlage

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Kostenlose Spesenabrechnung Vorlage Schweiz

Geschäftsreisen, Kundenbesuche oder Fortbildungen – berufliche Aktivitäten ausserhalb des Büros sind oft mit Spesen verbunden. Damit Sie diese Auslagen korrekt und übersichtlich abrechnen können, bieten wir Ihnen eine kostenlose Vorlage für die Spesenabrechnung in der Schweiz an.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, mit dem Arbeitnehmer ihre beruflich verursachten Auslagen gegenüber ihrem Arbeitgeber abrechnen können. Dazu gehören typischerweise Reisekosten wie Fahrtspesen, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und weitere dienstliche Aufwendungen. Die Spesenabrechnung dient dazu, dem Arbeitgeber die angefallenen Kosten transparent darzulegen und sich diese zurückerstatten zu lassen.

Arbeitnehmer müssen entstandene Auslagen in der Regel mit Originalbelegen wie Quittungen, Rechnungen etc. nachweisen. Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer dann die geltend gemachten Spesen.

In der Schweiz sind Spesenabrechnungen gesetzlich im Obligationenrecht (OR Art. 327a) geregelt. Demnach muss der Arbeitgeber alle Aufwendungen ersetzen, die der Arbeitnehmer in seinem Interesse getätigt hat. Viele Unternehmen verfügen zudem über ein internes Spesenreglement, das die genauen Bestimmungen und Prozesse für die Abrechnung von Spesen regelt.

Spesenabrechnung Vorlagen

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Anleitung Spesenabrechnung Vorlage nutzen

Diese Vorlagen helfen Ihnen dabei, Ihre Spesenabrechnung effizient und klar zu dokumentieren.

1. Laden Sie die passende Vorlage direkt auf Ihren Computer herunter und öffnen Sie die Vorlage mit Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm wie bspw. Excel
2. Erfassen Sie Ihre persönliche Angaben
3. Erfassen Sie den Abrechnungszeitraum
4. Erfassen Sie die angefallenen Spesen
   • Datum: Datum der Spesenausgabe.
   • Beschreibung: Kurze Beschreibung der Ausgabe (z.B. “Mittagessen mit Kunden”).
   • Betrag: Geben Sie den Betrag der jeweiligen Ausgabe ein.
   • Belegnummer: Falls vorhanden, geben Sie die Nummer des Belegs ein.
5. Die Vorlage berechnet automatisch die Gesamtkosten basierend auf den eingegebenen Daten. Überprüfen Sie die Summen und stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben korrekt erfasst sind.

Welche Spesen können abgerechnet werden?

Gemäss Art. 327a Abs. 1 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle für die Ausführung der Arbeit notwendigen Ausgaben (Spesen) zu ersetzen. Zu den erstattungsfähigen Spesen gehören:

• Reisekosten wie Fahrtspesen, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten bei Dienstreisen oder auswärtigen Arbeitseinsätzen
• Briefporto, Telefongebühren, Geschäftsessen
• Verzollungs- und Visumskosten bei Auslandsreisen
• Kosten für die Benutzung eines privaten Motorfahrzeugs für dienstliche Zwecke (Benzin, Öl, Reparaturen etc. oder pauschal als Kilometergeld)

Nicht erstattungsfähig sind in der Regel persönliche Ausgaben wie der Kauf von normaler Kleidung. Ausnahmen gelten bei Sicherheitsvorschriften oder wenn der Arbeitgeber eine spezielle Dienstkleidung vorschreibt.

Es können nur effektiv angefallene und notwendige Kosten geltend gemacht werden, die der Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat. Die Notwendigkeit und Höhe der Spesen muss der Arbeitnehmer mit Belegen nachweisen.

Wozu braucht es eine Spesenabrechnung Vorlage?

Eine professionelle Spesenabrechnung ist nicht nur für Ihre Buchhaltung wichtig, sondern auch für einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen. Mit einer Vorlage sparen Sie wertvolle Zeit und sorgen für Einheitlichkeit in der Abrechnung.