Die perfekte Abwesenheitsnotiz – Vorlagen für Outlook & Co.
Sind Sie auf der Suche nach einer Abwesenheitsmeldung Vorlage (oft auch als Abwesenheitsnotiz bezeichnet) für Outlook? Dann sind Sie hier genau richtig. Auf Vorla.ch finden Sie verschiedene Vorlagen für die perfekte Abwesenheitsmeldung in Outlook & Co.
Inhalt dieses Beitrages
Die heutige Geschäftskommunikation hat sich stark in Richtung Mail verlagert. Wir leben in einer 24-Stunden Gesellschaft und wir sind uns gewohnt, dass jeder immer erreichbar ist. Dies ist mittlerweile im Privaten- wie im Geschäftsleben leider Realität. Insbesondere im Business-Umfeld ist es daher wichtig, die Kunden über eine Abwesenheit in Form einer Abwesenheitsnotiz zu informieren.
Aufbau einer Abwesenheitsnotiz
E-Mail und somit auch die Abwesenheitsnotiz (oft auch als Abwesenheitsmeldung bezeichnet) gehört wie auch der Geschäftsbrief zur Geschäftskommunikation.
Sie wissen nicht, wer Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine Nachricht schreiben wird. Daher sollte Sie alles daran setzen, dass Ihre Abwesenheitsmeldung wertschätzend und freundlich wirkt. Eine Abwesenheitsmeldung sollte nach folgendem Muster aufgebaut werden:
Betreffzeile
Falls Sie die Betreffzeile verändern können, sollten Sie den Betreff “Abwesenheitsmeldung” oder “Abwesenheitsnotiz” wählen. So erkennt der Absender an Ihrer automatisch erzeugten Rückmeldung gleich am Betreff, dass Sie nicht da sind. Allerdings können Sie in Microsoft Outlook die Betreffzeile nicht ändern. In anderen Mail-Clients geht das teilweise.
Anrede
Zunächst sollten Sie die grundlegende Anstandsformel wahren und den oder die Absenderin grüssen. Die Begrüssung sollte unpersönlich sein und beide Geschlechter miteinbeziehen. Eine Begrüssung könnte wie folgt aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren
oder einfach
Guten Tag
Dank für die Kontaktaufnahme
Nach der Anrede sollte man sich beim Absender kurz für die Kontaktaufnahme bedanken. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie direkten Kundenkontakt erwarten. So fühlt sich die Absenderin oder der Absender wertgeschätzt. Eine mögliche kurze Formulierungen könnte wie folgt aussehen:
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Hinweis auf automatisch generierte Nachricht
Hinweis darauf, dass dies eine automatisch generierte Mitteilung ist. Diese Formulierung könnten wie folgt lauten:
Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail.
Meldung der Abwesenheit im engeren Sinne
Schreiben Sie klar und deutlich, dass Sie derzeit nicht am Arbeitsplatz sind. Deklarieren Sie auch, wann Sie wieder zurück sind. Zudem sollten Sie darauf hinweisen, dass die Mail aus datenschutzrechtlichen Gründen (oder aufgrund von Vertraulichkeitsgründen) nicht weitergeleitet wird. Dann weiss der Absender, woran er ist.
In der Zeit vom 01.09.2020 – 14.09.2020 befinde ich mich in den Ferien. Ihre eMail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet und im erwähnten Zeitraum nicht bearbeitet.
Stellvertretung bekannt geben
Es gibt Geschäfte, die dulden keinen Aufschub. Es es gibt Kunde, die es nicht schätzen, wenn ihre Anliegen während den Ferien eines Mitarbeiters liegen bleiben. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie die Stellvertretung bekannt geben. Hier der Formulierungsvorschlag:
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Stellvertretung, Frau Andrea Mustermann. Sie ist telefonisch unter +41 41 999’99’99 oder per eMail unter andrea.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Sympathischer Schluss mit Grussformel
Wie im echten Leben sollte man sich auch in einer Abwesneheitsnotiz freundlich und korrekt (positive Zuversicht ausstrahlend) verabschieden. Die Formulierung könnte wie folgt aussehen:
Ich freue mich, Ihnen nach meiner Rückkehr wieder zur Verfügung zu stehen.
Freundliche Grüsse
Peter Muster
oder
Ich freue mich, bald wieder für Sie da zu sein.
Freundliche Grüsse
Peter Muster
Voilà und fertig ist die perfekte Abwesenheitsmeldung. Nachfolgend finden Sie verschiedene Abwesenheitsnotiz Vorlagen für jede Lebenslage.
Abwesenheitsmeldung Vorlagen
Allgemeine Abwesenheitsmeldung
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
In der Zeit vom 01.09.2020 bis 10.09.2020 bin ich abwesend. Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Im erwähnten Zeitraum wird Ihre Nachricht daher nicht bearbeitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Stellvertretung Frau Andrea Mustermann. Sie ist per Telefon unter +41 41 999’99’99 oder per Mail unter andrea.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich, bald wieder für Sie da zu sein.
Beste Grüsse
Peter Muster
Abwesenheitsmeldung Ferien
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
In der Zeit vom 01.09.2020 bis 10.09.2020 weile ich in den Ferien. Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Daher wird Ihre Nachricht im erwähnten Zeitraum leider nicht bearbeitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Stellvertretung Frau Andrea Mustermann. Sie ist per Telefon unter +41 41 999’99’99 oder per Mail unter andrea.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich nach meinen Ferien wieder für Sie da zu sein.
Beste Grüsse
Peter Muster
Abwesenheitsnotiz Weihnachten – Neujahr
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail.
Nach einem äusserst strengen Jahr gönnen wir uns zum Jahreswechsel eine Auszeit. Unsere Büros sind während den Festtagen vom 24. Dezember bis am 4. Januar 202x geschlossen.
Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Daher kann Ihre Anfrage bis zu meiner Rückkehr nicht bearbeitet werden.
Bei besonders dringen Fällen ist unser Notfallsupport unter der Nummer +41 41 999’99’99 für Sie erreichbar.
Ich wünsche Ihnen ein frohes Fest und einen guten Start ins neue Jahr!
Beste Grüsse
Petra Muster
Abwesenheitsnotiz bei Baby-Pause
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
Ein freudiges Ereignis hat in meinem Leben Einzug gehalten! Ich befinde mich vom 01.06.2020 bis 01.09.2020 im Mutterschaftsurlaub. Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre Nachricht nicht automatisch weitergeleitet.
Während der Zeit meiner Abwesenheit steht Ihnen mein Kollege, Herr Peter Mustermann, gerne zur Verfügung. Er ist unter der Telefonnummer +41 41 999’99’99 oder per Mail unter peter.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich, ab September wieder für Sie da zu sein.
Freundliche Grüsse
Andrea Muster
Abwesenheitsnotiz bei Baby-Pause (2. Version)
Selbstverständlich müssen Sie nicht angeben, dass Sie Mutter (oder Vater) geworden sind. Das geht im Grundsatz niemanden etwas an. Zudem kann es je nach Ihrem Tätigkeitsgebiet gefährlich sein, persönliche Dinge aus Ihrem privaten Leben heraus zu posaunen. In einem solchen Fall sollten Sie eine allgemeine Formulierung verwenden.
Guten Tag
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
In der Zeit vom 01.06.2020 bis 01.09.2020 bin ich abwesend. Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre Nachricht nicht automatisch weitergeleitet.
In der Zeit meiner Abwesenheit steht Ihnen mein Kollege, Herr Peter Mustermann, gerne zur Verfügung. Er ist unter der Telefonnummer +41 41 999’99’99 oder per Mail unter peter.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich, ab September wieder für Sie da zu sein.
Freundliche Grüsse
Andrea Muster
Abwesenheitsmeldung bei Krankheit
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
Infolge einer Erkrankung stehe ich Ihnen in der Zeit vom 01.09.2020 bis 10.09.2020 leider nicht zur Verfügung. Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Daher wird Ihre Nachricht leider nicht bearbeitet.
In der Zeit meiner Abwesenheit steht Ihnen meine Stellvertretung, Frau Andrea Mustermann gerne zur Verfügung. Sie ist per Telefon unter +41 41 999’99’99 oder per Mail unter andrea.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich bald wieder für Sie da zu sein.
Beste Grüsse
Peter Muster
Abwesenheitsnotiz bei Krankheit (2. Version)
Sie müssen selbstverständlich nicht angeben, dass Sie krank sind; das geht grundsätzlich niemanden etwas an und niemand kann (und darf) Sie dazu zwingen, diesen Grund in der Abwesenheitsmeldung anzugeben. Sie können dann eine allgemeine Formulierung verwenden:
Sehr geehrte Damen und Herren
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
Ich stehe Ihnen in der Zeit vom 01.09.2020 bis 10.09.2020 leider nicht zur Verfügung. Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Daher wird Ihre Nachricht nicht bearbeitet.
In der Zeit meiner Abwesenheit steht Ihnen meine Stellvertretung, Frau Andrea Mustermann gerne zur Verfügung. Sie ist per Telefon unter +41 41 999’99’99 oder per Mail unter andrea.mustermann@firmenadresse.ch erreichbar.
Ich freue mich bald wieder für Sie da zu sein.
Beste Grüsse
Peter Muster
Abwesenheitsnotiz bei Kündigung
Guten Tag
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische Antwort.
Ich habe das Unternehmen Mustermann AG am 30.09.2020 verlassen. Ihre Nachricht wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet.
Bitte wenden Sie sich an die Firmenzentrale unter der Nummer: +41 41 999’99’99 oder per Mail an info@firmenadresse.ch.
Freundliche Grüsse
Peter Muster
Abwesenheitsmeldung Englisch
Hi there
Thank you for your email.
I’m currently out of the office until 03/20 with no access to email.
If your request is urgent, please contact Andrea Mustermann at andrea.mustermann@firmenadresse.ch or +41 41 999’99’99.
I will do my best to respond promptly to your email when I return on 03/20.
Thanks,
Peter Muster
Abwesenheitsmeldung Französisch
Mesdames et Messieurs
Merci pour votre email. C’est un message automatique.
Je suis absent et serai de retour le 20.10.2020. Votre e-mail ne sera pas lu.
En cas d’urgence vous pouvez contacter mon adjoint par e-mail peter.mustermann@firmenadresse.ch ou par téléphone +41 41 999’99’99.
Meilleures salutations
Andrea Muster
Sie sehen, es ist nicht schwierig eine Abwesenheitsmeldung zu schreiben. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Kunden auf eine freundliche Art mitteilen, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar sind und dass die Mail intern nicht weitergeleitet wird.
Quellen und weiterführende Links
- Fachbeitrag “Out of Office” (Quelle: Handelskammerjournal.ch)
- Beitrag “Müssen Angestellte immer erreichbar sein?” (Quelle SRF.ch)
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