Kassenbuch Vorlage für Excel

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Kostenlose Kassenbuch Vorlage für Excel (Schweiz)

Mit einem Kassenbuch erfassen Sie alle Bareinnahmen und -ausgaben Ihres Unternehmens oder Vereins übersichtlich und rechtskonform. Hier finden Sie eine kostenlose Kassenbuch Vorlage im Excel-Format, mit der Sie im Handumdrehen Ihr Kassenbuch führen können.

Sind Sie auf der Suche nach einer Kassenbuch Vorlage? Dann sind Sie hier genau richtig. Auf Vorla.ch können Sie eine kostenlose Excel-Vorlage herunterladen, mit der Sie Ihr Kassenbuch einfach und übersichtlich führen können.

In der Schweiz müssen Unternehmen Bargeldgeschäfte rechtskonform dokumentieren. Das bedeutet, dass alle Bargeld-Einnahmen und Ausgaben lückenlos aufgezeichnet werden müssen. Ein Kassenbuch ist dafür das ideale Instrument. Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige und Vereine ist eine einfache Excel-Vorlage der schnellste Weg, um den Überblick über die Finanzen zu behalten.

Unsere Vorlage ist speziell für die Schweiz konzipiert: Sie arbeitet mit CHF als Währung, dem Schweizer Zahlenformat (Apostroph als Tausendertrennzeichen) und ist im A4-Querformat für den einfachen Ausdruck optimiert.

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist eine systematische Aufzeichnung aller baren Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens oder Vereins. Es wird chronologisch und vollständig geführt, damit der Kassenbestand jederzeit nachvollziehbar ist.

In der Schweiz wird die einfache Buchhaltung auch Milchbüchleinrechnung genannt. Sie konzentriert sich auf das Wesentliche – Einnahmen und Ausgaben – und ist damit besonders zeitsparend und unkompliziert.

Als wichtiges Nebenbuch der Buchhaltung dient das Kassenbuch dazu, sämtliche Geschäftsfälle zu dokumentieren, die mit Bargeld zusammenhängen. Es ergänzt damit die Unterlagen zu den finanziellen Transaktionen und bietet einen klaren Überblick über die finanzielle Situation.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wer in der Schweiz eine einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) führen darf, ist durch das Schweizerische Obligationenrecht (OR Art. 957) geregelt. Folgende Unternehmen und Organisationen können ihre Buchhaltung mit einer einfachen Exceltabelle bzw. einem Kassenbuch führen:

• Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
• Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Art. 83b Abs. 2 ZGB)

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen, das Bargeldgeschäfte tätigt, ist verpflichtet, diese rechtskonform zu dokumentieren. Selbst wenn keine Pflicht zur doppelten Buchführung besteht, empfiehlt sich ein Kassenbuch für die saubere Dokumentation gegenüber dem Steueramt.

Was muss in einem Kassenbuch stehen?

Damit Ihr Kassenbuch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und auch für das Steueramt tauglich ist, müssen folgende Pflichtangaben enthalten sein:

• Firmenname (bzw. Name des Vereins oder der Organisation)
• Zeitraum (Monat und Jahr)
• Seitenangabe (bei mehrseitigen Kassenbüchern)
• Anfangsbestand (Kassenbestand zu Beginn des Zeitraums)
• Fortlaufende Nummerierung jeder Buchung
• Datum jedes Geschäftsvorfalls
• Belegnummer zur Zuordnung des entsprechenden Belegs
• Buchungstext bzw. Beschreibung – die Einnahme oder Ausgabe muss korrekt und nachvollziehbar bezeichnet werden
• Betrag (Einnahme oder Ausgabe) in Schweizer Franken (CHF)
• Aktueller Saldo (laufender Kassenbestand nach jeder Buchung)
• Summe und Endbestand am Ende des Zeitraums

Wichtig: Zu jeder Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein. Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Die Belege sind in der Schweiz mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

Kassenbuch Vorlage (Excel)

Mit der Excel-Vorlage auf Vorla.ch wird das Führen eines Kassenbuchs zum Kinderspiel.

Anleitung: Kassenbuch mit Excel führen

So verwenden Sie die Kassenbuch Vorlage Schritt für Schritt:

1. Laden Sie die Excel-Vorlage direkt auf Ihren Computer herunter
2. Öffnen Sie die Vorlage in Excel, LibreOffice oder Numbers (macOS)
3. Erfassen Sie oben den Firmennamen, den Monat/Jahr und die Seitennummer
4. Tragen Sie den Anfangsbestand (Kassenbestand zu Beginn des Monats) in die dafür vorgesehene Zelle ein
5. Erfassen Sie nun zeilenweise Ihre Buchungen: Datum, Belegnummer, Beschreibung und den Betrag als Einnahme oder Ausgabe
6. Der Saldo wird nach jeder Buchung automatisch berechnet – so sehen Sie jederzeit den aktuellen Kassenbestand
7. Am Ende des Monats prüfen Sie die Totale und vergleichen den Saldo mit dem tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse (Kassensturz)
8. Drucken Sie das Kassenbuch aus und unterschreiben Sie es
9. Für den nächsten Monat speichern Sie die Vorlage unter einem neuen Namen oder erstellen ein neues Tabellenblatt. Der Endbestand des Vormonats wird zum Anfangsbestand des neuen Monats

Tipp: Erstellen Sie für jeden Monat ein separates Tabellenblatt innerhalb derselben Excel-Datei. So behalten Sie das ganze Jahr übersichtlich in einer Datei.

Vorteile einer Kassenbuch Vorlage in Excel

Warum lohnt sich eine fertige Vorlage statt einer selbst erstellten Tabelle? Hier die wichtigsten Vorteile:

• Zeitersparnis: Durch die Fokussierung auf die grundlegenden finanziellen Transaktionen reduziert das Kassenbuch den zeitlichen Aufwand für die Verwaltung der Finanzen erheblich. Eine fertige Vorlage spart zusätzlich die Zeit für das Erstellen und Formatieren.
• Weniger Fehler: Die automatischen Berechnungen (Saldo, Summen) verhindern Rechenfehler, die bei manueller Führung schnell passieren können. Alle Formeln sind bereits korrekt hinterlegt.
• Geringer bürokratischer Aufwand: Die reduzierten Anforderungen an die einfache Buchführung minimieren auch den bürokratischen Aufwand – besonders vorteilhaft für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.
• Einfach und verständlich: Die einfache Buchhaltung ist leicht verständlich und erfordert keine speziellen Buchhaltungskenntnisse. Das macht sie zugänglich und benutzerfreundlich – auch für Einsteiger.
• Kostenlos: Mit einer kostenlosen Excel-Vorlage sparen Sie Geld, das Sie sonst für Buchhaltungssoftware oder die Beauftragung eines Buchhalters verwenden müssten.
• Flexibel anpassbar: Da kein Blattschutz vorhanden ist, können Sie die Vorlage frei an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen – etwa zusätzliche Spalten ergänzen oder das Layout verändern.

Darf man in der Schweiz ein Kassenbuch in Excel führen?

Diese Frage kommt oft auf – und die Antwort muss differenziert beantwortet werden:

Für die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) ist eine Excel-Vorlage grundsätzlich zulässig und ein hervorragendes Werkzeug. Voraussetzung ist, dass die systematische und vollständige Erfassung aller Buchungsvorfälle gewährleistet ist.

Für Unternehmen mit doppelter Buchführungspflicht ist die reine elektronische Führung des Kassenbuchs direkt in Excel problematisch. Der Hauptgrund: Einträge in Excel-Tabellen können nachträglich spurlos geändert werden, was gegen die Anforderungen der Revisionssicherheit verstösst.

Die Lösung ist einfach: Drucken Sie das Kassenbuch täglich aus und unterschreiben Sie es. So schaffen Sie ein unveränderliches Dokument, das den gesetzlichen Anforderungen genügt. Alternativ können Sie die Vorlage als PDF speichern und archivieren.

Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) erlaubt seit 2002 die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher in schriftlicher, elektronischer oder vergleichbarer Form. Entscheidend ist, dass die Buchungen vollständig, richtig, geordnet und zeitgerecht vorgenommen werden – und dass keine nachträglichen, nicht nachvollziehbaren Änderungen möglich sind.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist für Kassenbücher und Belege beträgt in der Schweiz 10 Jahre.

Tipps für die ordnungsgemässe Kassenbuchführung

Damit Ihr Kassenbuch jederzeit korrekt und vollständig ist, beachten Sie folgende Grundsätze:

• Tägliche Führung: Tragen Sie alle Buchungen sofort ein – nicht erst am Ende des Monats. Nur so stimmt der Saldo mit dem tatsächlichen Kassenbestand überein.
• Chronologische Reihenfolge: Erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben immer in zeitlicher Reihenfolge. Sortieren Sie nicht nach Betrag oder Art der Transaktion.
• Vollständigkeit: Auch kleine Beträge müssen erfasst werden. Selbst unscheinbare Bargeldausgaben wie Porto oder Büromaterial dürfen nicht fehlen.
• Keine Lücken: Das Kassenbuch muss lückenlos geführt werden. Lassen Sie keine Leerzeilen zwischen den Eintragungen.
• Regelmässiger Kassensturz: Vergleichen Sie den Saldo im Kassenbuch regelmässig mit dem tatsächlichen Bargeldbestand. Abweichungen müssen sofort geklärt werden. Der Kassenbestand darf nie negativ sein!
• Korrekturen richtig vornehmen: Fehler dürfen nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden. Korrekturen müssen für Dritte klar ersichtlich sein – erstellen Sie im Zweifel eine Stornobuchung.
• Belege aufbewahren: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Nummerieren Sie Ihre Belege fortlaufend und ordnen Sie sie dem Kassenbuch zu. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
• Ausdrucken und unterschreiben: Drucken Sie das Kassenbuch nach der Erfassung aus und unterschreiben Sie es. Das schafft Rechtssicherheit.