Auftragsbestätigung Vorlage

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Kostenlose Auftragsbestätigung Vorlage für Excel

Sind Sie auf der Suche nach einer Auftragsbestätigung Vorlage? Dann sind Sie hier genau richtig. Auf Vorla.ch können Sie eine kostenlose Vorlage für die Auftragsbestätigung im Excel-Format direkt und kostenlos herunterladen.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist eine schriftliche Erklärung, mit der ein Unternehmen dem Kunden bestätigt, dass ein Auftrag angenommen wurde. Sie dient als verbindliche Willenserklärung des Leistungserbringers, die bestellte Ware zu liefern oder die vereinbarte Dienstleistung zu den offerierten Konditionen zu erbringen.

In der Regel geht der Auftragsbestätigung eine Offerte (Angebot) voraus. Erteilt der Kunde daraufhin den Auftrag, wird dieser mit einer Auftragsbestätigung quittiert. Damit entsteht ein verbindlicher Vertrag zwischen den beiden Parteien.

Bitte beachten Sie: Falls die Auftragsbestätigung vom ursprünglich ausgehandelten Vertrag abweicht (z.B. hinsichtlich Preis oder Liefertermin), gilt sie nicht als Annahme des ursprünglichen Angebots, sondern als neues Vertragsangebot. Dieses muss vom Kunden wiederum angenommen werden.

Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll?

Eine Auftragsbestätigung ist in folgenden Situationen besonders sinnvoll:

• Mündliche Bestellungen: Wenn ein Kunde telefonisch oder persönlich eine Bestellung aufgibt, schafft die schriftliche Bestätigung Klarheit für beide Seiten.
• Grössere Aufträge: Bei umfangreichen Lieferungen oder Dienstleistungen sichern sich beide Parteien ab.
• Neue Kundenbeziehungen: Bei Neukunden stellt die Auftragsbestätigung sicher, dass alle Details korrekt erfasst sind.
• Komplexe Leistungen: Wenn mehrere Positionen, Liefertermine oder Konditionen vereinbart werden.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, jeden Auftrag schriftlich zu bestätigen. So vermeiden Sie Missverständnisse und haben im Streitfall einen Nachweis über die vereinbarten Konditionen.

Inhalt einer Auftragsbestätigung

Eine vollständige Auftragsbestätigung sollte folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Absenders (Ihr Unternehmen)
• Name und Adresse des Empfängers (Kunde)
• Bestätigungsnummer und Datum
• Bezugnahme auf die Bestellnummer des Kunden
• Bezeichnung und Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Mengen und Einheiten
• Einzelpreise und Gesamtpreise
• Zwischensumme, allfälliger Rabatt und Mehrwertsteuer
• Gesamtbetrag (inkl. MwSt.)
• Zahlungsbedingungen (z.B. 30 Tage netto)
• Lieferbedingungen und voraussichtlicher Liefertermin
• Kontaktperson bzw. Sachbearbeiter
• Gültigkeitsdauer der Bestätigung
• Unterschrift

Darüber hinaus können Sie der Auftragsbestätigung Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) beilegen.

Tipp Skonto: Mit einem Skonto können Sie dem Kunden einen Anreiz geben, die Rechnung schnell zu begleichen. Ein Skonto ist ein prozentualer Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist. Handelsüblich ist ein Skonto von 2%.

Auftragsbestätigung Vorlage

Anleitung: Auftragsbestätigung erstellen

1. Laden Sie die Auftragsbestätigung Vorlage direkt auf Ihren Computer herunter und öffnen Sie diese mit Excel oder einem kompatiblen Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. LibreOffice Calc).
2. Passen Sie den Firmenblock oben links mit Ihrem Firmennamen, Ihrer Adresse und Ihren Kontaktdaten an. Optional können Sie oben rechts Ihr Firmenlogo einfügen.
3. Erfassen Sie die Kundenadresse (Firma, Strasse, PLZ/Ort).
4. Vergeben Sie eine fortlaufende Bestätigungsnummer und erfassen Sie das Datum.
5. Tragen Sie die Bestellnummer des Kunden, Ihre Kundennummer und den zuständigen Sachbearbeiter ein.
6. Erfassen Sie den voraussichtlichen Liefertermin.
7. Füllen Sie die Positionstabelle mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis aus. Der Gesamtpreis pro Position wird automatisch berechnet.
8. Passen Sie gegebenenfalls den Rabatt (%) und den MWST-Satz an. Die Beträge werden automatisch berechnet.
9. Überprüfen Sie die Zahlungs- und Lieferbedingungen und passen Sie diese bei Bedarf an.
10. Kontrollieren Sie die Auftragsbestätigung vor dem Versand nochmals sorgfältig.
11. Drucken Sie die Auftragsbestätigung aus und unterschreiben Sie diese, oder versenden Sie sie als PDF per E-Mail.

Tipps für die Auftragsbestätigung

• Zeitnah versenden: Versenden Sie die Auftragsbestätigung möglichst rasch nach Auftragseingang. So signalisieren Sie Professionalität und der Kunde hat Sicherheit.
• Vollständigkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle vereinbarten Positionen, Mengen und Preise korrekt erfasst sind.
• AGB beilegen: Legen Sie der Auftragsbestätigung wenn möglich Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen bei.
• Kopie aufbewahren: Bewahren Sie eine Kopie der Auftragsbestätigung für Ihre Unterlagen auf.
• Abweichungen kennzeichnen: Wenn die Bestätigung von der ursprünglichen Offerte abweicht, machen Sie den Kunden explizit darauf aufmerksam.
• Fortlaufende Nummerierung: Verwenden Sie eine fortlaufende Nummerierung (z.B. AB-2025-001), um Aufträge eindeutig identifizieren zu können.

Weitere Vorlagen für KMU

Auf Vorla.ch finden Sie weitere nützliche Vorlagen für Schweizer KMU:

• Offerten Vorlage (für die Erstellung eines Angebots)
• Rechnungsvorlage (für die Verrechnung Ihrer Leistung)
• Quittung Vorlage (für Bargeldzahlungen)
• Mahnung Vorlage (bei ausstehenden Zahlungen)
• Geschäftsbrief Vorlage (für die geschäftliche Korrespondenz)