Telefonnotiz Vorlage

➤ Direkt zum Download

Telefonnotiz Vorlage für Word kostenlos herunterladen

Das Telefon klingelt, die zuständige Person ist gerade in einer Sitzung und ein Kunde bittet um Rückruf. Damit die Nachricht im Arbeitsalltag nicht untergeht, hilft eine kurze Telefonnotiz. Sie hält fest, wer angerufen hat, worum es geht und was als Nächstes zu erledigen ist.

Auf Vorla.ch können Sie eine kostenlose Telefonnotiz Vorlage im Word-Format herunterladen. Die Vorlage bietet Platz für Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und konkrete Aufträge. Sie können das Formular Ihren Bedürfnissen anpassen oder ausdrucken und von Hand ausfüllen.

Was ist eine Telefonnotiz?

Eine Telefonnotiz ist eine kurze schriftliche Zusammenfassung eines Telefongesprächs. Sie enthält die wichtigsten Angaben zum Anruf und dient als Gedächtnisstütze oder als Mitteilung an eine andere Person.

Besonders praktisch ist eine Telefonnotiz, wenn Sie Anrufe für abwesende Mitarbeitende entgegennehmen. Aber auch bei eigenen Gesprächen lohnt es sich, Termine, Zusagen und offene Fragen festzuhalten. So können Sie später nachvollziehen, was besprochen wurde.

Im Unterschied zu einem ausführlichen Gesprächsprotokoll beschränkt sich die Telefonnotiz auf das Wesentliche. Oft genügen wenige verständliche Stichpunkte.

Telefonnotiz Vorlage

Anleitung: Telefonnotiz Vorlage nutzen

1. Laden Sie die Word-Datei auf Ihren Computer herunter. Öffnen Sie diese in Word und passen Sie bei Bedarf die Beschriftungen an. Für handschriftliche Notizen können Sie mehrere Exemplare ausdrucken und beim Telefon bereitlegen.
2. Halten Sie fest, wann der Anruf eingegangen ist. Kennzeichnen Sie die Mitteilung bei Bedarf als dringend.
3. Notieren Sie, für wen die Nachricht bestimmt ist und wer das Gespräch entgegengenommen hat.
4. Erfassen Sie den Namen der anrufenden Person, die Firma und eine Rückrufnummer. Ergänzen Sie bei Bedarf die E-Mail-Adresse.
5. Kreuzen Sie an, ob beispielsweise ein Rückruf, eine Besprechung oder eine Erledigung gewünscht ist.
6. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff und fassen Sie das Anliegen in wenigen Sätzen zusammen. Vereinbarte Termine und Zusagen gehören ebenfalls in die Notiz.
7. Übergeben Sie die Nachricht zeitnah an die zuständige Person. Tragen Sie eine vereinbarte Frist ein und vermerken Sie später die Erledigung.

Tipp: Wiederholen Sie Namen, Telefonnummern und vereinbarte Termine am Ende des Gesprächs. So lassen sich Missverständnisse direkt klären.

Was gehört in eine Telefonnotiz?

Eine gute Telefonnotiz beantwortet die wichtigsten Fragen zum Gespräch:

Angabe	Was wird notiert?
Wann?	Datum und Uhrzeit des Anrufs
Wer?	Name und gegebenenfalls Firma der anrufenden Person
Für wen?	Person oder Abteilung, an die sich die Nachricht richtet
Wie erreichbar?	Telefonnummer und bei Bedarf E-Mail-Adresse
Worum geht es?	Betreff und kurze Zusammenfassung des Anliegens
Was ist zu tun?	Gewünschter Rückruf, Abklärung oder anderer Auftrag
Bis wann?	Vereinbarter Termin oder gewünschte Rückruffrist
Aufgenommen von?	Name der Person, die das Gespräch entgegengenommen hat

Nicht bei jedem Anruf müssen sämtliche Felder ausgefüllt werden. Entscheidend ist, dass die empfangende Person das Anliegen versteht und den nächsten Schritt kennt.

Beispiel für eine Telefonnotiz

So könnte eine kurze Mitteilung nach einem Kundenanruf aussehen. Die Angaben sind frei erfunden:

Die Notiz nennt den konkreten Wunsch, die offene Frage und den gewünschten Rückrufzeitpunkt. Damit kann Frau Keller das Gespräch gezielt vorbereiten.

Praxistipp: Beenden Sie das Gespräch mit einer kurzen Rückfrage

Eine Telefonnotiz ist dann hilfreich, wenn die zuständige Person ohne zusätzliche Rückfragen handeln kann. Fassen Sie deshalb vor dem Auflegen Anliegen, nächsten Schritt und Zeitpunkt kurz zusammen:

«Damit ich Ihre Nachricht richtig weitergebe: Sie möchten die Bestellung auf 30 Stück erhöhen. Frau Keller soll prüfen, ob der Liefertermin bestehen bleibt, und Sie heute bis 15 Uhr zurückrufen. Unter welcher Nummer erreicht sie Sie am besten?»

Damit überprüfen Sie gleichzeitig, ob Sie das Anliegen richtig verstanden haben und alle Angaben für den Rückruf vorliegen.

Häufige Fehler bei Telefonnotizen

• Rückrufnummer fehlt: Erfassen Sie die Telefonnummer auch dann, wenn Ihnen der Name bekannt vorkommt.
• Anliegen bleibt unklar: «Bitte zurückrufen» sagt wenig aus. Ergänzen Sie kurz, worum es geht.
• Zuständigkeit fehlt: Halten Sie fest, wer die Nachricht erhalten oder den Auftrag erledigen soll.
• Zeitangaben sind ungenau: Schreiben Sie nach Möglichkeit einen konkreten Termin statt «bald» oder «bei Gelegenheit».
• Wünsche werden als Zusagen notiert: Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen einem gewünschten und einem bereits bestätigten Liefertermin.
• Nachricht wird zu spät weitergegeben: Leiten Sie zeitkritische Mitteilungen unmittelbar an die zuständige Person weiter.

Häufige Fragen zur Telefonnotiz Vorlage

Ist die Telefonnotiz Vorlage kostenlos?

Ja. Sie können die Word-Vorlage auf Vorla.ch kostenlos herunterladen und für Ihre Telefonnotizen verwenden.

Kann ich die Vorlage in Word anpassen?

Ja. Die Vorlage ist bearbeitbar. Sie können beispielsweise Beschriftungen ändern, zusätzliche Angaben ergänzen oder das Design an Ihr Unternehmen anpassen.

Kann ich die Telefonnotiz ausdrucken?

Ja. Die Vorlage ist für eine A4-Seite gestaltet. Die Eingabefelder, Ankreuzkästchen und Schreiblinien eignen sich zum handschriftlichen Ausfüllen.

Kann ich die Vorlage auch für interne Mitteilungen nutzen?

Ja. Die Auswahlmöglichkeiten «Zur Kenntnis», «Zur Stellungnahme» oder «Zur Erledigung» eignen sich auch für die Weitergabe interner Nachrichten und Unterlagen.

Weiterführende Links und Informationen

• Webseite