Kostenlose Geheimhaltungsvereinbarung Vorlage für Word
Eine Geheimhaltungsvereinbarung oder Vertraulichkeitsvereinbarung (englisch: Non-Disclosure Agreement, kurz NDA) ist ein Vertrag, in dem sich die Vertragsparteien dazu verpflichten, vertrauliche Informationen nicht an Dritte weiterzugeben. Wenn Sie auf der Suche nach einer bewährten Geheimhaltungsvereinbarung Vorlage sind, sind Sie hier genau richtig. Auf Vorla.ch können Sie eine kostenlose Vorlage im Word-Format direkt und kostenlos herunterladen.
Inhalt dieses Beitrages
Im Geschäftsleben kommt es regelmässig vor, dass vertrauliche Informationen mit Geschäftspartnern, potenziellen Investoren, Lieferanten oder Mitarbeitenden geteilt werden müssen. Sei es im Rahmen von Vertragsverhandlungen, Kooperationen, Firmenbewertungen oder Projektausschreibungen – eine Geheimhaltungsvereinbarung schützt sensible Daten und schafft eine verbindliche Grundlage für den vertrauensvollen Umgang mit diesen Informationen.
Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)?
Eine Geheimhaltungsvereinbarung – auch als Vertraulichkeitsvereinbarung, Verschwiegenheitsvereinbarung oder im Englischen als Non-Disclosure Agreement (NDA) bekannt – ist ein rechtlich bindender Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien. In diesem Vertrag verpflichtet sich die empfangende Partei, die ihr anvertrauten vertraulichen Informationen nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben und diese nur für den vereinbarten Zweck zu verwenden.
Der Begriff «vertrauliche Informationen» wird dabei in der Vereinbarung möglichst präzise definiert und kann Geschäftsgeheimnisse, technisches Know-how, Kundendaten, Finanzinformationen, Strategien, Prototypen und vieles mehr umfassen.
Wann braucht man eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Eine NDA ist in zahlreichen geschäftlichen Situationen sinnvoll und empfehlenswert. Typische Anwendungsfälle sind:
- Geschäftsverhandlungen: Bevor zwei Unternehmen eine Zusammenarbeit aufnehmen, werden oft sensible Informationen ausgetauscht, die geschützt werden müssen.
- Due Diligence / Firmenbewertungen: Im Rahmen von Unternehmenskäufen oder Beteiligungen erhalten Investoren Einblick in interne Zahlen und Prozesse.
- Kooperationen und Projekte: Gemeinsame Projekte erfordern den Austausch von Know-how und Daten zwischen den Partnern.
- Mitarbeitende und Freelancer: Mitarbeitende und externe Berater, die Zugang zu vertraulichen Informationen haben, sollten eine NDA unterzeichnen.
- Produktentwicklung: Wenn Geschäftsideen, Prototypen oder Patentanmeldungen mit Dritten besprochen werden.
Einseitige vs. gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung
Es wird grundsätzlich zwischen zwei Arten von Geheimhaltungsvereinbarungen unterschieden:
Einseitige NDA (unilateral): Nur eine Partei gibt vertrauliche Informationen preis und die andere Partei verpflichtet sich zur Geheimhaltung. Typisch z.B. bei der Offenlegung einer Geschäftsidee gegenüber einem potenziellen Investor.
Gegenseitige NDA (mutual/bilateral): Beide Parteien tauschen vertrauliche Informationen aus und verpflichten sich gegenseitig zur Geheimhaltung. Dies ist die häufigere Variante, insbesondere bei Kooperationen und gemeinsamen Projekten.
Die hier bereitgestellte Vorlage ist als gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung konzipiert, kann aber problemlos für den einseitigen Gebrauch angepasst werden.
Geheimhaltungsvereinbarung Vorlage
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- Geheimhaltungsvereinbarung im Word-Format (.docx)
- Professionelles, schlichtes Design mit übersichtlicher Struktur
- Alle wichtigen Klauseln bereits enthalten (8 Paragraphen) Platzhalter (blau markiert) können einfach durch eigene Angaben ersetzt werden
- Kein Dokumentschutz; Vorlage kann frei an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden
- Basierend auf Schweizer Recht mit Gerichtsstand Schweiz
- Direkter und kostenloser Download
Anleitung: NDA ausfüllen und anpassen
- Laden Sie die Vorlage direkt auf Ihren PC herunter und öffnen Sie die Datei mit Microsoft Word oder einer kompatiblen Textverarbeitung.
- Ersetzen Sie alle blau markierten Platzhalter durch Ihre eigenen Angaben. Dies betrifft insbesondere die Namen und Adressen beider Vertragsparteien.
- Beschreiben Sie im Feld «Beschreibung des Projekts / Zwecks der Zusammenarbeit» möglichst genau, in welchem Rahmen die vertraulichen Informationen ausgetauscht werden.
- Legen Sie die gewünschte Vertragsdauer fest (z.B. 2, 3 oder 5 Jahre).
- Bestimmen Sie die Höhe der Vertragsstrafe. Die Höhe sollte angemessen und verhältnismässig sein – eine zu hohe Vertragsstrafe kann im Streitfall als unverhältnismässig eingestuft werden.
- Passen Sie bei Bedarf die einzelnen Klauseln an Ihre spezifischen Anforderungen an. Beispielsweise können Sie die Liste der vertraulichen Informationen erweitern oder den Gerichtsstand ändern.
- Lassen Sie die Vereinbarung von beiden Parteien unterschreiben. Jede Partei sollte ein Exemplar erhalten.
Tipp: Bei besonders sensiblen Geschäftsbeziehungen oder hohen Vertragsstrafen empfiehlt es sich, die Vereinbarung von einem Rechtsanwalt überprüfen zu lassen.
Aufbau einer Geheimhaltungsvereinbarung
Eine gut strukturierte Geheimhaltungsvereinbarung enthält verschiedene Klauseln, die den Schutz der vertraulichen Informationen sicherstellen. Unsere Vorlage umfasst die folgenden acht Paragraphen:
§ 1 – Präambel und Zweck
Die Präambel beschreibt den Hintergrund und Anlass der Vereinbarung. Hier wird festgehalten, in welchem Kontext die vertraulichen Informationen ausgetauscht werden – zum Beispiel im Rahmen eines bestimmten Projekts, einer Geschäftsanbahnung oder einer Kooperation. Eine klare Zweckdefinition ist wichtig, da die vertraulichen Informationen nur für den vereinbarten Zweck verwendet werden dürfen.
§ 2 – Definition vertraulicher Informationen
Dieser Paragraph definiert, was genau unter «vertraulichen Informationen» zu verstehen ist. Je präziser die Definition, desto besser der Schutz. In der Vorlage werden typische Kategorien wie geschäftliche und technische Informationen, Finanzdaten, Kundendaten, Software und Vertragsunterlagen aufgeführt. Die Definition umfasst dabei alle Formen der Offenlegung – mündlich, schriftlich oder elektronisch.
§ 3 – Ausnahmen
Nicht alle Informationen können unter die Geheimhaltungspflicht fallen. Dieser Paragraph regelt die branchenüblichen Ausnahmen, beispielsweise Informationen, die bereits öffentlich bekannt sind, die der empfangenden Partei schon vorher bekannt waren oder die aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung offengelegt werden müssen. Diese Ausnahmen sind wichtig, um die Vereinbarung fair und rechtlich durchsetzbar zu gestalten.
§ 4 – Pflichten der empfangenden Partei
Hier werden die konkreten Pflichten der Partei festgehalten, die vertrauliche Informationen erhält. Dazu gehören insbesondere die sorgfältige Behandlung der Informationen, die zweckgebundene Verwendung, die Beschränkung des Zugangs nach dem «Need-to-know-Prinzip» sowie das Verbot, ohne Zustimmung Kopien anzufertigen.
§ 5 – Rückgabe und Vernichtung
Dieser Paragraph regelt, was mit den vertraulichen Informationen geschieht, wenn die Zusammenarbeit endet oder die offenlegende Partei die Rückgabe verlangt. Die empfangende Partei ist verpflichtet, alle Unterlagen zurückzugeben oder nachweislich zu vernichten. Ausgenommen sind Kopien, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden müssen.
§ 6 – Dauer und Laufzeit
Jede Geheimhaltungsvereinbarung sollte eine klare Laufzeit haben. In der Vorlage kann die gewünschte Vertragsdauer frei eingetragen werden. Zusätzlich ist geregelt, dass die Geheimhaltungspflicht auch nach Ablauf der Vereinbarung für weitere zwei Jahre fortbesteht – ein in der Praxis üblicher Standard.
§ 7 – Vertragsstrafe
Eine Vertragsstrafenklausel schafft einen starken Anreiz zur Einhaltung der Geheimhaltungspflicht. Der Betrag der Vertragsstrafe kann in der Vorlage individuell festgelegt werden. Wichtig: Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Schadenersatzanspruchs bleibt ausdrücklich vorbehalten.
§ 8 – Schlussbestimmungen
Die Schlussbestimmungen enthalten das Schriftformerfordernis für Änderungen, eine Salvatorische Klausel (Teilnichtigkeit berührt nicht die Gesamtvereinbarung) sowie die Rechtswahl und den Gerichtsstand. In der vorliegenden Vorlage ist schweizerisches Recht mit Gerichtsstand Luzern vorgesehen.
Häufige Fehler bei Geheimhaltungsvereinbarungen
Auch wenn eine NDA-Vorlage eine gute Ausgangsbasis bietet, gibt es einige typische Fehler, die in der Praxis häufig vorkommen:
- Zu vage Definition der vertraulichen Informationen: Wenn nicht klar genug definiert ist, welche Informationen als vertraulich gelten, kann die Vereinbarung im Streitfall schwer durchsetzbar sein. Nehmen Sie sich daher die Zeit, die Definition so präzise wie möglich zu gestalten.
- Fehlende oder unrealistische Laufzeit: Eine unbefristete Geheimhaltungspflicht ist in den meisten Fällen weder praktikabel noch durchsetzbar. Wählen Sie eine angemessene Laufzeit, die dem Wert und der Sensibilität der Informationen entspricht.
- Unverhältnismässige Vertragsstrafe: Eine zu hoch angesetzte Vertragsstrafe kann von einem Gericht herabgesetzt werden. Orientieren Sie sich an branchenüblichen Beträgen und berücksichtigen Sie die Grösse und finanzielle Situation der Vertragsparteien.
- Fehlende Ausnahmen: Eine NDA ohne klar definierte Ausnahmen kann als unangemessen restriktiv angesehen werden und ist möglicherweise nicht vollständig durchsetzbar.
- Kein Rückgabemechanismus: Ohne eine klare Regelung zur Rückgabe oder Vernichtung der vertraulichen Informationen fehlt ein wichtiger Schutzmechanismus.
Weiterführende Links und Informationen
- Schweizerisches Obligationenrecht (OR) – insbesondere Art. 321a (Treuepflicht des Arbeitnehmers) und Art. 340 ff. (Konkurrenzverbot)
- Wikipedia-Beitrag zum Thema Geheimhaltungsvertrag / Vertraulichkeitsvereinbarung
