Protokoll Vorlage

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Kostenlose Protokoll Vorlage für Meetings im Word-Format

Sie müssen ein Sitzungsprotokoll oder Beschlussprotokoll erstellen und sind auf der Suche nach einer geeigneten Protokoll-Vorlage? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Auf Vorla.ch können Sie eine Protokollvorlage im Word-Format direkt und kostenlos herunterladen. Die Vorlage ist sehr beliebt und wird bereits von vielen Unternehmen, Verwaltungen und Vereinen verwendet.

Ein Protokoll hält wichtige Ergebnisse einer Sitzung (oft auch Meeting genannt) fest. Es werden verschiedene Arten von Protokollen unterschieden. So spricht man vom Beschlussprotokoll, Ergebnisprotokoll, vom Verlaufsprotokoll oder vom Wortprotokoll.

Letzteres ist sehr umfangreich und dementsprechend aufwendig zu erstellen, da alle Worte protokolliert werden. Das Wortprotokoll wird in der Regel nur bei gerichtlichen und polizeilichen Vernehmungen verwendet.

Im Geschäfts- und Vereinsleben wird meist ein Ergebnisprotokoll (oft auch als Beschlussprotokoll bezeichnet) eingesetzt. Dieses hält zumindest die besprochenen Themen, Beschlüsse und daraus resultierende Pendenzen übersichtlich fest.

Ein Ergebnisprotokoll sollte folgende Punkte enthalten:

• Ort, Datum und Zeit der Besprechung
• Teilnehmer und abwesende Personen
• Name des Protokollführers, bzw. der Protokollführerin
• Name des Sitzungsführers, bzw. der Sitzungsleiterin
• Traktandenliste (zu besprechende Punkte)
• Protokoll mit Ergebnis, Beschluss und Pendenzen
• Schlusszeitpunkt der Sitzung
• Unterschrift

Damit ein Protokoll für verbindlich erklärt werden kann, muss es nach seiner Erstellung den einzelnen Sitzungsteilnehmern mit einer angemessenen Frist zur Stellungnahme zugestellt werden.

➤ Weiterlesen: Übersichtliche Pendenzenliste (ToDo Liste) Vorlage

Die Rückmeldungen sind in das Protokoll aufzunehmen und anschliessend als endgültige Fassung allen Sitzungsteilnehmern (auch den abwesenden) zuzusenden.

Protokoll Vorlage

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Anleitung Protokollvorlage nutzen

1. Laden Sie zunächst die Protokollvorlage auf Ihren Computer herunter
2. Öffnen Sie die Vorlage mit dem Programm Word, LibreOffice, OpenOffice oder Pages (macOS)
3. Erfassen Sie zunächst im Protokoll-Kopf die richtigen Daten
   1. Sitzungstitel
   2. Sitzungsdatum
   3. Sitzungsort
   4. Teilnehmer
   5. Name der Sitzungsleitung
   6. Abwesende Personen
   7. Name der Protokollführung
4. Erfassen Sie die Traktandenliste. Diese müsste im Vorfeld den Sitzungsteilnehmern bereits bekannt gemacht worden sein, so dass sich diese auf den Inhalt der Sitzung vorbereiten können.
5. Im Verlauf der Sitzung sollten Sie mindestens Notizen machen. Diese können Sie auch direkt in das Protokoll schreiben und dann in der Sitzungsnachbereitung den Text ausformulieren.
6. Halten Sie im Verlauf der Sitzung die Beschlüsse und allfällige Pendenzen fest
7. Nach der Sitzung wird das Protokoll auf Basis der Sitzungsnotizen fertig gestellt und den Sitzungsteilnehmern als Entwurf zugestellt. Bemessen Sie eine angemessene Frist zur Rückmeldung / Stellungnahme
8. Nach Eingang der Rückmeldungen wird das Protokoll finalisiert und als ausgedruckte Version oder PDF-Datei den Sitzungsteilnehmern als verbindliches Dokument zugestellt